Políticas de Gmail: Convenciones de nomenclatura y grupos anidados

En nuestro esfuerzo continuo por agilizar la comunicación y la colaboración, este artículo proporciona pautas sobre las convenciones de nomenclatura de Gmail para Grupos de Google. El cumplimiento de estas convenciones garantizará un uso organizado y eficiente de los Grupos de Google dentro de nuestra organización.

Descripción de los grupos de Google en Gmail

Los grupos de Google en Gmail sirven como listas de correo y foros de discusión. Le permiten enviar correos electrónicos a grupos de personas sin escribir cada dirección de correo electrónico individualmente. Esto es particularmente útil para equipos de proyecto, departamentos y varios grupos de interés dentro de nuestra organización.

Convenciones de nomenclatura para grupos de Google

La nomenclatura efectiva de los Grupos de Google es esencial para facilitar la identificación, administración y uso. Aquí están las reglas básicas:

• Descriptivo y preciso: Los nombres deben reflejar claramente el propósito o los miembros del grupo (por ejemplo, Equipo de marketing o Project-Orion).
• Use guiones para la separación: Use guiones (-) para separar palabras para una mejor legibilidad (por ejemplo, equipo de soporte de TI).
• Formato minúscula: Para mantener la uniformidad, utilice letras minúsculas para todos los nombres de grupos (por ejemplo, actualizaciones de recursos).
• Prefijos estándar: Implemente prefijos estándar para una identificación rápida:
  • equipo- para grupos departamentales o de equipo (por ejemplo, finanzas de equipo).
  • proj- para la comunicación específica del proyecto (por ejemplo, lanzamiento del sitio web del proyecto).
  • discutir para grupos de discusión o de interés (por ejemplo, discutir innovaciones tecnológicas).
• Evite la información personal: No use nombres personales en las direcciones de grupo para garantizar la continuidad y relevancia.

Grupos anidados

Los grupos anidados son grupos dentro de otros grupos. Esta característica avanzada permite una administración eficiente y una comunicación optimizada. Aquí hay algunos indicadores:

• Creación de grupos anidados: Puede agregar un grupo existente a otro grupo. Por ejemplo, proj-website-launch se puede anidar dentro del marketing en equipo.
• Administre los permisos con cuidado: asegúrese de que los permisos del grupo principal sean compatibles con el propósito del grupo anidado.
• Aplicación: Los grupos anidados son útiles para proyectos grandes con subequipos o anuncios en toda la organización que requieren distribución por capas.

Reglas Básicas

• Revisión y aprobación: Todas las nuevas creaciones grupales deben ser revisadas y aprobadas por el departamento de TI para evitar duplicados y garantizar el cumplimiento de las convenciones de nomenclatura.
• Auditorías regulares: Realice auditorías periódicas para actualizar o eliminar grupos inactivos o redundantes.
• Capacitación y actualizaciones: Proporcione capacitación continua a los gerentes de grupo sobre las mejores prácticas y actualizaciones en las funcionalidades de los Grupos de Google.

Conclusión

Adherirse a estas convenciones de nomenclatura y comprender los grupos anidados maximizará los beneficios de los Grupos de Google en nuestra organización. Para obtener ayuda adicional o para solicitar un nuevo grupo, comuníquese con el departamento de TI.

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Recursos Adicionales

• Guía del usuario de Google Groups
• Formulario de solicitud para el nuevo grupo de Google